Mijn onboarding proces als copywriter
Wanneer je als klant een copywriter inschakelt, wil je natuurlijk weten waar je aan toe bent. Hoe verloopt zo’n samenwerking? Welke stappen doorloop je, en hoe zorgen we er samen voor dat jouw teksten straks precies doen wat ze moeten doen? In deze blog geef ik je een inkijkje in mijn onboarding proces voor nieuwe klanten. Transparant, gestructureerd en vooral: duidelijk. Want goede samenwerking begint bij heldere afspraken.
Hieronder leg ik stap voor stap uit hoe ik het aanpak.
1. Intakeformulier: Zijn wij een match?
Voordat we een gesprek plannen, stuur ik je een intakeformulier. Geen ellenlange vragenlijst, maar wél gericht. Ik wil graag weten:
- Wat je doet en voor wie
- Welke teksten je nodig hebt (webteksten, nieuwsbrieven, blogs, salespagina’s…)
- Waar je nu tegenaan loopt
- Wat je doelen zijn
Waarom? Omdat ik eerlijk wil zijn over of ik je écht kan helpen. Mijn werkwijze is persoonlijk en vraagt om een klik. Het formulier helpt ons allebei om te ontdekken of die klik er is.
2. Afspraak plannen: telefonisch, via Zoom of live
Voelt het goed na de intake? Dan plannen we een kennismakingsgesprek. Jij kiest zelf wat het beste past:
- Telefonisch
- Via Zoom
- Of live, bij jou op locatie (als dat handig is)
Tijdens dit gesprek gaan we dieper in op jouw bedrijf en doelgroep. Ik stel je vragen over je tone-of-voice, missie en waarden. Samen verkennen we wat jouw verhaal bijzonder maakt en hoe ik dat in woorden kan vangen. Dit gesprek is de basis voor alles wat volgt.
3. Offerte op maat (en waarom ik die niet zomaar mail)
Na ons gesprek stel ik een offerte voor je op. Hierin staat precies wat ik voor je ga doen, hoe lang dat duurt en wat het kost. Belangrijk: ik mail de offerte nooit zomaar zonder context.
We plannen een kort tweede gesprek waarin ik de offerte toelicht. Zo weet jij precies wat je krijgt en kun je al je vragen stellen. Kom je niet opdagen bij dat gesprek? Dan stuur ik geen offerte op. Duidelijkheid en wederzijds commitment zijn voor mij belangrijk.
Ga je akkoord? Dan vraag ik bij nieuwe klanten 50% aanbetaling voordat ik aan de slag ga. Zo hebben we allebei een stok achter de deur.
4. Aan de slag in Google Docs (en Slack bij grotere projecten)
Zodra de offerte akkoord is en de aanbetaling binnen, ga ik voor je aan de slag. Ik werk in Google Docs, zodat jij eenvoudig kunt meekijken. Als het eerste concept klaar is, geef ik je toegang tot het document. Je kunt rechtstreeks in het document reacties plaatsen en feedback geven. Op die manier blijft alles overzichtelijk en kunnen we snel schakelen.
Grotere projecten, zoals complete websites of contenttrajecten met meerdere teksten, manage ik daarnaast in Slack. We openen een gezamenlijk Slackkanaal waarin we makkelijk kunnen communiceren, updates delen en vragen stellen. Zo houden we de lijntjes kort en voorkomen we dat feedback blijft hangen in eindeloze mailwisselingen. Efficiënt en overzichtelijk – precies hoe je het wilt bij grotere samenwerkingen.
5. Feedback verwerken en de finale versie
Op basis van jouw feedback werk ik de tekst bij. Je ontvangt daarna de definitieve versie. Ik zorg ervoor dat alles klopt: inhoudelijk, taalkundig en qua tone of voice.
6. Eventueel een tweede correctieronde
Zijn er toch nog kleine aanpassingen nodig? Dan plannen we een tweede correctieronde. Dit is optioneel en afhankelijk van de omvang van de feedback in de eerste ronde. Meestal is die tweede ronde niet eens nodig, maar de mogelijkheid is er altijd.
7. Oplevering van de definitieve teksten
Na de laatste check lever ik de teksten definitief op. Je ontvangt ze in een handig bestand of direct in Google Docs, net wat jij prettig vindt. Hiermee kun je direct aan de slag op je website, in je nieuwsbrief of waar de tekst ook voor bedoeld is.
Heldere communicatie en duidelijke afspraken vormen de basis van mijn werkwijze. Zo weet jij altijd waar je aan toe bent en zorgen we samen voor teksten die werken.
Wil je weten hoe zo’n traject er voor jou uitziet? Vul hier het intakeformulier in en dan spreken we elkaar snel!
